Neu: Check-in für Buchungen – No-Shows reduzieren, Plätze besser nutzen

Ab sofort gibt es bei uns den Check-in: Mitglieder bestätigen damit aktiv ihre Teilnahme an einer Buchung. Das reduziert No-Shows, gibt euch verlässliche Zahlen zur Platzauslastung und sorgt dafür, dass reservierte Plätze auch wirklich genutzt werden.

Wichtig zum Verständnis: Es gibt zwei voneinander unabhängige Check-in-Arten, die ihr getrennt aktiviert und konfiguriert:

1. Check-in für Einzelbuchungen – am Terminal und in der App

2. Check-in für Team- & Serienbuchungen – der „Team Check-in", pro Buchung konfiguriert

Beide findet ihr im Admin-Bereich unter Check-in.

So funktioniert es für eure Mitglieder

• Am Terminal: Das Mitglied sucht am Terminal vor Ort seinen Namen, gibt seine PIN ein und klickt auf „Jetzt einchecken". Fertig – der Platz ist bestätigt.

• In der App: Der Check-in erfolgt direkt in der App. Dabei wird der Standort genutzt: Das Mitglied muss sich in der Nähe des Vereins befinden, damit der Check-in gültig ist.

In der Buchung sehen eure Mitglieder rechtzeitig einen Hinweis:

„Für diese Buchung ist ein Check-in in der App oder am Terminal erforderlich – spätestens X Minuten nach Buchungsbeginn."

Diese Einstellungen habt ihr

Im Admin-Bereich unter Check-in → Einstellungen, Abschnitt „Check-in für Einzelbuchungen":

Wichtig – Koordinaten prüfen: Kontrolliert unbedingt, dass die hinterlegten Standort-Koordinaten (Breitengrad/Längengrad) tatsächlich auf die Sportanlage zeigen – und nicht z. B. auf eine Geschäftsstelle, ein Vereinsheim an anderer Adresse oder einen alten Firmensitz. Zeigen die Koordinaten auf den falschen Ort, schlägt der App-Check-in für Mitglieder vor Ort fehl. Über den Link „Standort in Google Maps prüfen" in den Einstellungen könnt ihr das mit einem Klick verifizieren.

Geltungsbereich & Einschränkungen – der Check-in muss nicht immer gelten

Ihr müsst den Check-in nicht pauschal für jede Buchung verlangen. Im Abschnitt „Geltungsbereich & Einschränkungen" könnt ihr genau festlegen, wann ein Check-in nötig ist. Legt ihr keine Bedingung fest, gilt der Check-in für alle Einzelbuchungen. Definiert ihr Bedingungen, greift der Check-in nur dann, wenn diese zutreffen.

Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:

• Tageszeit – nur in bestimmten Uhrzeit-Fenstern, z. B. der PrimeTime.

• Wochentag – z. B. nur werktags oder nur am Wochenende.

• Platz – nur für bestimmte Plätze.

• Disziplin – z. B. nur Tennis, nur Padel etc.

• Benutzergruppe des Reservierenden – z. B. nur bestimmte Mitgliedergruppen.

• Zeitraum – nur innerhalb eines festgelegten Datumsbereichs.

• Saison – nur in bestimmten Saisons (z. B. Sommer-/Winterhalle).

• Feiertag – Sonderregel für Feiertage.

Beispiel PrimeTime: Ihr wollt nur zu den nachgefragten Zeiten sicherstellen, dass reservierte Plätze auch genutzt werden. Setzt dazu die Bedingung Tageszeit auf z. B. ab 17:00 Uhr – dann ist ein Check-in am Terminal oder in der App nur für Buchungen in der PrimeTime erforderlich. Buchungen außerhalb dieser Zeiten bleiben ohne Check-in gültig. Bedingungen lassen sich auch kombinieren, z. B. „Tageszeit ab 17:00 Uhr und nur werktags".

Die wichtigste Entscheidung: „Aktion bei zu wenigen Check-ins"

Hier legt ihr fest, was passiert, wenn zum Startzeitpunkt nicht genügend Spieler eingecheckt sind:

• Buchung stornieren – Die Buchung wird automatisch storniert und der Platz wieder freigegeben. Das ist der „strenge" Modus.

• Nur benachrichtigen – Die Buchung bleibt bestehen, die Spieler erhalten lediglich eine Benachrichtigung. Das ist der „sanfte" Modus.

Unsere Empfehlung: Startet mit „Nur benachrichtigen". So gewöhnen sich eure Mitglieder an den Check-in, ohne dass gleich Buchungen storniert werden. Wenn der Check-in im Verein etabliert ist, könnt ihr auf „Buchung stornieren" umstellen und die Regel konsequent durchsetzen.

Für Team- und Serienbuchungen gibt es einen eigenen Check-in. Er funktioniert anders als der Einzelbuchungs-Check-in: Er wird pro Buchung konfiguriert, gilt nur für Mitglieder des jeweiligen Teams, und das Check-in-Fenster schließt vor Beginn des Termins – nicht danach.

So aktiviert ihr die Funktion

Zuerst muss die Möglichkeit customer-weit freigeschaltet werden – im Admin-Bereich unter Check-in → Einstellungen, Abschnitt „Check-in für Team- & Serienbuchungen":

• Check-in für Team- & Serienbuchungen aktivieren – Erst wenn dieser Schalter aktiv ist, kann beim Erstellen einer Team- oder Serienbuchung ein Check-in konfiguriert werden.

Konfiguration pro Buchung

Beim Anlegen einer Team- oder Serienbuchung erscheint dann der Abschnitt „Check-in" mit folgenden Optionen:

So erleben es eure Mitglieder

Team-Mitglieder werden aktiv durch den Prozess geführt:

• Bevor das Fenster offen ist: Sie sehen einen Countdown und können „Benachrichtigung aktivieren" – dann bekommen sie per E-Mail Bescheid, sobald der Check-in startet, und verpassen ihn nicht.

• Wenn das Fenster offen ist: Über die Übersicht, das Dashboard-Banner oder die Seitenleiste („Check-in geöffnet") checken sie mit „Jetzt einchecken" ein. Ein Zähler zeigt X / Y eingecheckt, sowie ob die Mindestanzahl erreicht ist oder noch Check-ins nötig sind.

• Bereits eingecheckt: Der Check-in lässt sich mit „Check-in zurückziehen" wieder zurücknehmen.

• Admins verwalten die Teilnehmer direkt über den Teilnehmer-Roster und können Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

Unterschied auf einen Blick

Ein Check-in ist eine Umstellung für eure Mitglieder. Damit die Einführung reibungslos läuft:

1. Startet mit „Nur benachrichtigen". In beiden Check-in-Arten könnt ihr als Aktion zunächst nur benachrichtigen lassen, statt sofort zu stornieren. So gewöhnen sich alle an den neuen Ablauf, ohne dass jemand seinen Platz verliert.

2. Kommuniziert die neue Funktion an eure Mitglieder – am besten mit diesem Blogpost oder einer kurzen Info: „Ab jetzt bitte einchecken – am Terminal, in der App oder (bei Team-/Serienbuchungen) direkt in eurem Team."

3. Beobachtet die Aktivität. Unter Check-in → Aktivität seht ihr die Check-ins, unter Verstöße die Fälle, in denen zu wenige Check-ins vorlagen. So bekommt ihr ein Gefühl dafür, wie gut der Check-in bereits angenommen wird.

4. Stellt später auf „Buchung stornieren" um. Sobald der Check-in etabliert ist, könnt ihr die Regel scharf schalten und ungenutzte Plätze automatisch wieder freigeben.

Viel Erfolg mit dem neuen Check-in! 🎾