Übersicht der Buchungsregeln

Buchungsregeln

Unser Buchungssystem bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten, um den Anforderungen aller Mitglieder und Gäste gerecht zu werden. Das System kann eigenständig konfiguriert werden, um es optimal an die spezifischen Spielregeln und Herausforderungen anzupassen. Sollten Sie spezielle Anforderungen haben, die nicht durch die Standardkonfigurationen abgedeckt sind, stehen wir Ihnen gerne zur Beratung zur Verfügung.

• Digitales Steckkartensystem: Abbildung des analogen Steckkartensystems in digitaler Form.
• Tages- und Wochenbeschränkungen: Beschränkung der Anzahl an Buchungen pro Tag oder Woche.
• Flexible Zeitoptionen: Zeitoptionen (z.B. 1 Stunden, 2 Stunden) abhängig von der Anzahl der Mitspieler oder Gäste einer Buchung.
• Spontane Buchungen: Überschreibung von Buchungsregeln für spontane Buchungen.
• Individuelle Vorlaufzeiten: Legt fest, wie weit im Voraus Buchungen vorgenommen werden können.
• Zeiträume blockieren: Blockierung von Zeiträumen für einzelne Benutzergruppen (z.B. Gäste oder Jugendliche).
• Individuelle Buchungsintervalle: Konfigurieren Sie individuelle Buchungsintervalle, um Lücken im Zeitplan zu minimieren und eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.

Alle hier aufgeführten Regeln sind optional und können auf jede Benutzergruppe individuell zugeschnitten werden.

Digitales Steckkartensystem

Ist das Steckkartensystem aktiviert, erhält jedes Mitglied mindestens eine Steckkarte, die für die Reservierung von Plätzen benötigt wird. Eine Steckkarte kann erst dann erneut verwendet werden, wenn die zugehörige Buchung abgeschlossen ist.

Die benötigte Anzahl der Steckkarten pro Buchung lässt sich in den Platz-Einstellungen individuell festlegen. Weiterhin kann definiert werden, ob neben der buchenden Person auch Mitspieler eine Steckkarte vorweisen müssen. Um Flexibilität zu gewährleisten, sind zusätzlich spontane Buchungen ohne Steckkarte möglich, falls kurzfristig Plätze frei werden. Die Vorlaufzeit für diese spontanen Buchungen, beispielsweise eine Stunde vor Spielbeginn, kann für jeden Platz individuell eingestellt werden.

Das Steckkartensystem ist besonders für große Vereine vorteilhaft, da es die Anzahl der Buchungen pro Mitglied begrenzt und so eine gerechte Verteilung der Spielzeiten gewährleistet. Um die Buchungsmöglichkeiten weiter zu regulieren, können zusätzlich Tages- oder Wochenbeschränkungen implementiert werden.

Tages- und Wochenbeschränkungen

Die maximale Anzahl der Buchungen pro Benutzer pro Tag und pro Woche kann platzübergreifend definiert werden. Beispielsweise darf ein Benutzer nur einmal pro Tag und höchstens dreimal pro Woche buchen. Diese Regelung kann entweder zusammen mit dem Steckkartensystem oder als Ersatz dafür genutzt werden, um die Anzahl der Buchungen zu begrenzen und allen Mitgliedern gleiche Buchungschancen zu bieten. Zusätzlich sind spontane Buchungen möglich. Das bedeutet, dass Mitglieder kurz vor Spielbeginn noch freie Plätze buchen können. Weiterhin kann festgelegt werden, ob solche spontanen Buchungen in das tägliche oder wöchentliche Limit einfließen und ob Buchungen für andere Personen das eigene Limit beeinflussen.

Flexible Zeitoptionen

Zeitoptionen sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Buchungssystems und dienen dazu, die Buchungsdauer und Teilnehmeranzahl flexibel zu gestalten. Diese Regelungen sind so konzipiert, dass die Anzahl der buchbaren Stunden direkt von der angegebenen Zahl der Mitspieler oder Gäste abhängt. Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass bei einem Mitspieler oder Gast zunächst nur eine Stunde gebucht werden darf (z.B. Einzel im Tennis), während bei drei Mitspielern bereits zwei Stunden zur Verfügung stehen (z.B. Doppel im Tennis).

Die Angabe von Mitspielern oder Gästen ist zwar nicht verpflichtend, wird jedoch dringend empfohlen, um eine korrekte Erfassung aller Teilnehmer an der Buchung zu gewährleisten. Obwohl es nicht obligatorisch ist, kann das Fehlen dieser Angaben dazu führen, dass Mitglieder allein buchen und unregistrierte Gäste mitbringen, die eigentlich gebührenpflichtig wären. Dies umgeht nicht nur die für Gäste vorgesehenen Gebühren, sondern führt auch zu Einnahmeverlusten für den Verein. Eine korrekte Registrierung aller Gäste und Mitspieler stellt sicher, dass angemessene Gebühren erhoben werden, was essenziell für die finanzielle Gesundheit des Vereins ist und eine faire Nutzung der Anlage unterstützt.

Zusätzlich kann durch eine Regelung der Mindestanzahl von Mitgliedern pro Buchung die maximale Anzahl der Gäste in einer Buchung definiert werden. Dies verhindert, dass zu viele externe Gäste die Kapazitäten belasten, die primär für die Mitglieder gedacht sind.

Spontane Buchungen

Spontane Buchungen sind Reservierungen, die kurz vor dem Spielbeginn vorgenommen werden. Die Frist dafür, wie kurzfristig solche Buchungen möglich sind (zum Beispiel bis zu zwei Stunden vorher), lässt sich für jeden Platz individuell einstellen. Während dieser Zeit werden die allgemeinen Buchungsregeln und das Steckkartensystem außer Kraft gesetzt. Das ermöglicht es Mitgliedern, Plätze zu buchen, auch wenn kurzfristig Termine abgesagt werden oder noch Kapazitäten auf der Anlage verfügbar sind.

Individuelle Vorlaufzeiten

Für jeden Platz lässt sich individuell festlegen, wie weit im Voraus eine Buchung möglich ist. Standardmäßig ist die Vorlaufzeit im System auf 14 Tage eingestellt, kann aber je nach Bedarf auf einen Tag oder sogar nur wenige Stunden reduziert werden. Zudem kann bestimmt werden, ab welcher Uhrzeit Buchungen für die Folgetage möglich sind. Beispielsweise könnten neue Buchungen für den nächsten Tag erst ab 17 Uhr freigeschaltet werden.

Zeiträume blockieren

Alle Buchungsregeln, mit Ausnahme von Tages- und Wochenbeschränkungen, können spezifisch für jede Benutzergruppe angepasst werden. So können zum Beispiel Buchungen für Jugendliche in den Abendstunden zwischen 18 und 20 Uhr blockiert werden, um diesen Zeitraum vorrangig Berufstätigen vorzubehalten. Ähnlich können bestimmte Zeiträume ausschließlich für Mitglieder reserviert und für Gäste gesperrt werden. Weitere Details zu den Möglichkeiten für Gäste finden Sie in unseren speziellen Anleitungen für Gäste.

Individuelle Buchungsintervalle

Konfigurieren Sie individuelle Buchungsintervalle, um Lücken im Zeitplan zu minimieren und eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Buchungszeiten während der Hauptnutzungszeiten, wie z.B. von 17:00 bis 20:00 Uhr, speziell anzupassen. Während dieser Stoßzeiten können Sie beispielsweise nur zwei Buchungen à 1,5 Stunden zulassen, obwohl zu anderen Zeiten Buchungen im Stundentakt oder sogar halbstündlich möglich sind. Dies trägt dazu bei, die Verfügbarkeit während der meistbesuchten Zeiten besser zu steuern und eine gerechte Verteilung der Spielzeiten zu gewährleisten.

Beispielkonfigurationen für effiziente Platznutzung

Beispiel 1: Flexibler Zugang in einem kleinen Tennisverein

Dieses Beispiel zeigt einen kleinen Tennisverein mit 6 Plätzen, wo keine Steckkarten notwendig sind und externe Gäste erlaubt sind. Dies fördert eine hohe Auslastung und kann die Einnahmen sowie das Interesse potenzieller neuer Mitglieder steigern.

Beispiel 2: Faire Buchungssteuerung in einem großen Tennisverein

In diesem Szenario kämpft ein großer Tennisverein mit 6 Plätzen gegen Stoßzeiten an. Durch den Einsatz von Steckkarten wird eine faire Buchungspraxis gefördert, und Spontanbuchungen sind nicht gestattet, um die Priorität für Mitglieder mit gültigen Steckkarten zu wahren.

Beispiel 3: Maximale Buchungsgerechtigkeit in einem sehr großen Tennisverein

Hier wird ein sehr großer Tennisverein mit 8 Plätzen beschrieben, der ebenfalls Steckkarten verwendet und keine Spontanbuchungen zulässt. Ergänzend werden Tages- (1x pro Tag) und Wochenbeschränkungen (3x pro Woche) eingeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder mindestens einmal pro Woche spielen können.

Beispiel 4: Priorisierte und spontane Buchungen in einem großen Tennisverein

In diesem Beispiel sind die Plätze 1-3 eines großen Tennisvereins für Buchungen auf der Anlage reserviert, die maximal eine Stunde im Voraus getätigt werden können. Die Plätze 4-6 sind für langfristige Buchungen mit Steckkarten vorgesehen.

Beispiel 5: Kontrollierte Buchungen in einem großen Volleyballverein

In diesem Volleyballverein mit 4 Feldern ist die Buchung ausschließlich mit Steckkarten möglich. Jede Buchung erfordert die Anwesenheit von mindestens zwei weiteren Mitgliedern, um Überbuchungen durch externe Gäste zu vermeiden. Während der Primetime werden individuelle Slotgrößen angeboten, um Lücken zu vermeiden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Konfiguration Ihrer Buchungsregeln? Kontaktieren Sie uns gerne unter info@platzbuchung.de. Wir können Ihnen auch Erfahrungsberichte von bestehenden Kunden zur Verfügung stellen.